Buchungsdatum und Belegdatum im Projekt

Tach zusammen,

ich habe da mal eine Frage, von der ich all die Jahre dachte, ich hätte sie für mich schon richtig beantwortet. Aber ein Kollege hat mich jetzt mit seiner Erklärung echt ins Grübeln gebracht. Vielleicht habe ich auch gerade nur ein Brett vor dem Kopf, ich hoffe, ein guter Schreiner von euch kann das entfernen und etwas Licht ins Dunkle bringen.

Für den Auftrag habe ich es immer so verstanden (Ich hoffe, das ist richtig. [Oh Mann, jetzt zweifele ich langsam an allem ]):
Das Buchungsdatum ist das Datum, zu dem ein Beleg (Auftrag) gebucht werden soll. D.h. die Wertstellung der Posten und gebuchten Belege im System erfolgt zu diesem Datum.
Das Belegdatum ist das Datum, zu dem ein Beleg in das System eingestellt wird. D.h. die Fälligkeit wird anhand dieses Datums berechnet, denn der Kunde kann ja nicht auf einen Beleg reagieren, der ihm noch gar nicht vorgelegt wurde. Im Zweifel heißt das, ich kann die Wertstellung eines Auftrags im System vorziehen (um bspw. meine Bilanz aufzubessern), obwohl der zu erwartende Zahlungseingang bekanntermaßen erst in der Zukunft liegt. Umgekehrte Szenarien sind genauso möglich.
Im Auftrag gibt es dann noch ein drittes Datum, welches immer wieder nachgefragt wird, was aber aus meiner Sicht gar nicht so entscheidend ist. Das Auftragsdatum gibt einfach nur an, zu welchem Datum der Auftrag eingegangen ist, d.h. wann man sich einig über die Lieferung eines Guts oder die Erbringung einer Leistung war.


Im Projekt Buch.-Blatt gibt es aber nur zwei Datumsfelder, welche von der Hilfe auch sehr stiefmütterlich behandelt werden:

Buchungsdatum Feld

Geben Sie das Buchungsdatum ein, das Sie jeder Buch.-Blattzeile zuordnen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Eingeben eines Datums.

Belegdatum Feld

Dieses Feld enthält das Datum des Belegs, der diesem Posten zugrunde liegt.

Es wird das Buchungsdatum vorgegeben; Sie haben jedoch die Möglichkeit, dies zu korrigieren.

Rein von der Namensgebung her und korrespondierend zum Auftrag würde ich sagen:
Das Buchungsdatum ist das Datum, zu dem die Wertstellung innerhalb des Systems erfolgt.
Das Belegdatum ist das Datum, zu dem der Beleg (also in dem Fall die Buch.-Blattzeile bzw. der Posten) in das System eingestellt wird.
Etwaige Fälligkeiten sollten sich am Belegdatum orientieren, andere auswertenden Analysen sollten das Buchungsdatum zu Grunde legen (diverse FlowFields verwenden ja auch das Buchungsdatum).
(Wann das Ganze wirklich gebucht wurde, wird über das Errichtungsdatum des Journals erfaßt, so daß kein User "unbemerkt" im Nachgang das System manipulieren kann.)

Nur welches Datum gibt nun an, wann der dargestellte Vorgang real stattgefunden hat?

Einerseits kann man sagen, das Buchungsdatum ist ja nur die Wertstellung innerhalb des System, der reale Vorgang wird über das Belegdatum erfaßt. Andererseits kann man auch sagen, das Belegdatum gibt ja nur an, zu welchem Datum der Beleg ins System eingestellt werden soll, die Wertstellung und damit auch der reale Vorgang erfolgt über das Buchungsdatum. Was ist nun richtig?

Tach zusammen,

ich habe da mal eine Frage, von der ich all die Jahre dachte, ich hätte sie für mich schon richtig beantwortet. Aber ein Kollege hat mich jetzt mit seiner Erklärung echt ins Grübeln gebracht. Vielleicht habe ich auch gerade nur ein Brett vor dem Kopf, ich hoffe, ein guter Schreiner von euch kann das entfernen und etwas Licht ins Dunkle bringen.

Für den Auftrag habe ich es immer so verstanden (Ich hoffe, das ist richtig. [Oh Mann, jetzt zweifele ich langsam an allem ]):
Das Buchungsdatum ist das Datum, zu dem ein Beleg (Auftrag) gebucht werden soll. D.h. die Wertstellung der Posten und gebuchten Belege im System erfolgt zu diesem Datum.
Das Belegdatum ist das Datum, zu dem ein Beleg in das System eingestellt wird. D.h. die Fälligkeit wird anhand dieses Datums berechnet, denn der Kunde kann ja nicht auf einen Beleg reagieren, der ihm noch gar nicht vorgelegt wurde. Im Zweifel heißt das, ich kann die Wertstellung eines Auftrags im System vorziehen (um bspw. meine Bilanz aufzubessern), obwohl der zu erwartende Zahlungseingang bekanntermaßen erst in der Zukunft liegt. Umgekehrte Szenarien sind genauso möglich.
Im Auftrag gibt es dann noch ein drittes Datum, welches immer wieder nachgefragt wird, was aber aus meiner Sicht gar nicht so entscheidend ist. Das Auftragsdatum gibt einfach nur an, zu welchem Datum der Auftrag eingegangen ist, d.h. wann man sich einig über die Lieferung eines Guts oder die Erbringung einer Leistung war.


Im Projekt Buch.-Blatt gibt es aber nur zwei Datumsfelder, welche von der Hilfe auch sehr stiefmütterlich behandelt werden:

Buchungsdatum Feld

Geben Sie das Buchungsdatum ein, das Sie jeder Buch.-Blattzeile zuordnen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Eingeben eines Datums.

Belegdatum Feld

Dieses Feld enthält das Datum des Belegs, der diesem Posten zugrunde liegt.

Es wird das Buchungsdatum vorgegeben; Sie haben jedoch die Möglichkeit, dies zu korrigieren.

Rein von der Namensgebung her und korrespondierend zum Auftrag würde ich sagen:
Das Buchungsdatum ist das Datum, zu dem die Wertstellung innerhalb des Systems erfolgt.
Das Belegdatum ist das Datum, zu dem der Beleg (also in dem Fall die Buch.-Blattzeile bzw. der Posten) in das System eingestellt wird.
Etwaige Fälligkeiten sollten sich am Belegdatum orientieren, andere auswertenden Analysen sollten das Buchungsdatum zu Grunde legen (diverse FlowFields verwenden ja auch das Buchungsdatum).
(Wann das Ganze wirklich gebucht wurde, wird über das Errichtungsdatum des Journals erfaßt, so daß kein User "unbemerkt" im Nachgang das System manipulieren kann.)

Nur welches Datum gibt nun an, wann der dargestellte Vorgang real stattgefunden hat?

Einerseits kann man sagen, das Buchungsdatum ist ja nur die Wertstellung innerhalb des System, der reale Vorgang wird über das Belegdatum erfaßt. Andererseits kann man auch sagen, das Belegdatum gibt ja nur an, zu welchem Datum der Beleg ins System eingestellt werden soll, die Wertstellung und damit auch der reale Vorgang erfolgt über das Buchungsdatum. Was ist nun richtig?

Nun, ich habe mir damals für die Fibu das ganze so gemerkt, hoffe, diese Eselsbrücke hilft und ist richtig:

Buchungsdatum: das Datum an dem der User F11 (Buchen) drückt.
Belegdatum: das Datum, an dem laut Rechnungslegungsvorschriften ein Lieferschein bzw. eine Rechnung als Papierstück erstellt. d.h. gedruckt und versendet wird.

Bsp:
1) Wir bestellen ein Asus Mainboard bei Mindfactory am 02.01.2011.
2) Wir bekommen am 02.01.2011 eine Auftragsbestätigung und evtl. erst am 03.01.2011 per E-Mail einen Lieferschein und eine Rechnung mit Mindfactory-Buchungsdatum 03.01.2011.
3) Das Mainboard ist noch unterwegs und kommt am 06.01.2011 bei uns an.
4) Bestelldatum wäre der 02.01.2011,
5) das Buchungsdatum wäre dann der 06.01.2011 (wir erfassen den Wareneingang per Eingangslieferschein und dann die Einkaufsrechnung) und
6) das Rechnungsdatum der 03.01.2011

In der steuerlichen Gewinnermittlung steht explizit drin "beim Gefahrenübergang ist zwingend zu aktivieren". Deshalb sollte erst am 06.01.11 gebucht werden

Deine Begründung verstehe ich folgendermaßen:
Das Buchungsdatum ist der 06.01.11, weil dann auch das Mainboard angekommen ist. Eine Wertstellung innerhalb des Systems zu einem anderen Zeitpunkt würde die Realität nicht wiederspiegeln und würde auch zu Folgefehlern führen. Bspw. wenn das Teil in Wirklichkeit schon am 05.01.11 angekommen ist, es direkt eingebaut und dabei beschädigt wurde. Systemseitig kann man es ab erst ab dem 06.01.11 in der Produktion verwenden, es hatte aber schon am 05.01.11 einen Defekt.
Belegdatum ist der 03.01.11, weil der Beleg (das Dokument vom Lieferanten) auf dieses Datum datiert ist.

Für den Verkauf würde das doch heißen, daß das Belegdatum meine Datierung des Dokuments darstellt und das Buchungsdatum sozusagen den Ausgang. Ab dem Zeitpunkt des Buchungsdatums ist der Artikel nicht mehr bei mir im Werk und muß daher auch aus dem System wertemäßig ausgebucht werden.

Übertragen auf das Projektmodul würde das bedeuten, daß die Leistung einer Ressource (Person oder Maschine) am (oder ab dem) Tag des Buchungsdatum erbracht worden ist und das Belegdatum nur darstellt, wann der Nachweis (der Beleg) darüber im System erstellt wurde.

Sind wir da d'accord?

Deine Begründung verstehe ich folgendermaßen:
Das Buchungsdatum ist der 06.01.11, weil dann auch das Mainboard angekommen ist. Eine Wertstellung innerhalb des Systems zu einem anderen Zeitpunkt würde die Realität nicht wiederspiegeln und würde auch zu Folgefehlern führen. Bspw. wenn das Teil in Wirklichkeit schon am 05.01.11 angekommen ist, es direkt eingebaut und dabei beschädigt wurde. Systemseitig kann man es ab erst ab dem 06.01.11 in der Produktion verwenden, es hatte aber schon am 05.01.11 einen Defekt.
Belegdatum ist der 03.01.11, weil der Beleg (das Dokument vom Lieferanten) auf dieses Datum datiert ist.

Für den Verkauf würde das doch heißen, daß das Belegdatum meine Datierung des Dokuments darstellt und das Buchungsdatum sozusagen den Ausgang. Ab dem Zeitpunkt des Buchungsdatums ist der Artikel nicht mehr bei mir im Werk und muß daher auch aus dem System wertemäßig ausgebucht werden.

Übertragen auf das Projektmodul würde das bedeuten, daß die Leistung einer Ressource (Person oder Maschine) am (oder ab dem) Tag des Buchungsdatum erbracht worden ist und das Belegdatum nur darstellt, wann der Nachweis (der Beleg) darüber im System erstellt wurde.

Sind wir da d'accord?

Also meine Überlegungen fußen auf das deutsche HGB und die steuerliche Gewinnermittlung.

Mit Produktion kenn ich mich eher wenig aus.

Ich beschreibe das ganze, als wäre das Board Handelsware, die man einkauft und irgendwann weiterverkauft:
Wenn das Teil am 05.01.11 wirklich angekommen ist, dann muss es laut HGB und St.Gew.Erm. wirklich am 05.01.11 verbucht werden (Gefahrenübergang).
D.h. die Buchhaltung müsste den Vorgang vom 06.01. rückgängig machen und mit dem 05.01. korrekt erfassen.

Wenn das Teil dann kaputtgegangen ist, dann wird es entweder an den Hersteller oder an den Händler (Mindfactory) zurückgeschickt, d.h. per Einkaufsreklamation zurückgeschickt.
Oder wenn keine Garantie mehr besteht außerplanmäßig abgeschrieben (Neubewertungsbuchblatt)
Das Board wäre ja Umlaufvermögen falls die Verbleibfrist in der Bilanz <= 1 Jahr deklariert wurde.
Falls > 1 Jahr, dann wäre es Anlagevermögen und würde über die Anlagenbuchhaltung stattdessen angelegt und abgeschrieben, vorher müßte es als Artikel ausgebucht werden).

Wie das ganze mit Produktion aussieht, kann ich nicht sagen.

Ich stelle es mir als Produktionslaie so vor: am 05.01.11 wird das Board direkt nach Einlieferung in einen Server verbaut (Produktion vom Endprodukt Server).
Nach Fertigstellung des Servers hätte er ja einen eigenen Einstandspreis. Wenn nun das Board sich als komplett defekt erweist, müsste man eine außerplan AfA auf den Server in Höhe des EP-Preises des Boards vornehmen.

Entweder wird der Server im Neubewertungsbuchblatt abgewertet (falls er UV <= 1 J darstellt) oder müsste als Anlage angelegt und im AfA-Buchblatt abgewertet (falls AV > 1 J).
Das leite ich auf die Schnelle von diesen Artikeln ab:
http://www.experto.de/b2b/steuern-buchf ... rtung.html
http://www.experto.de/b2b/steuern-buchf ... as-16.html

ABER: für das Projektmodul (das ich nur rudimentär kenne) würde ich das so sehen, wenn du Projekte oder Ressourcen nach außen verkaufst:
Aus deiner Sicht als IT-Dienstleister ist Buchungsdatum = Belegdatum, da du ja an dem Tag, wo du die Leistung erbringst (auslieferst) auch die Rechnung generierst (mit F11 verbuchst und danach als Beleg am selben Datum druckst).

D.h. wenn du am 05.01.11 eine Leistung nach außen erbracht hast, dann wäre der Lieferschein von dir als Ressource mit Buchungs- und Belegdatum der 05.01.11.
Du erstellst und verschickst dann am 06.01.11 eine VK-Rechnung auch mit Buchungsdatum und Belegdatum 06.01.11, die der Kunde am 10.01.11 per Post bekommt.
Der Kunde wir dann diese EK-Rechnung (deine VK-Rechnung) bei sich verbuchen mit Belegdatum 06.01.11 und Buchungsdatum 10.01.11

Dabei gehe ich davon aus, dass wir von Leistungen innerhalb eines Jahres sprechen und das HGB eine Aktivierungspflicht für derivative immaterlielle Vermögensgegenstände erst mit der Rechnung vorsieht (müßte man genauer nachschlagen, ob schon mit dem Lieferschein die Aktivierungspflicht entsteht).

Falls wir von mehrjährigen Dienstleistungen sprechen, dann müßte man gem. cost to cost method zunächst alles als Aufwand verbuchen und später am Tag der oder offizielle Projektübergabe den Aufwand gegen ein Aktivkonto (mehrjährige IT-Projekte) umbuchen.

So verstehe ich das ganze.

Gut, das heißt ja dann, daß das Buchungsdatum die Entgegennahme der Ware oder, wie du es ausgedrückt hast, der Gefahrenübergang ist. Damit wäre bei einer Dienstleistung das Buchungsdatum der Tag der Entgegennahme der Leistung oder anders ausgedrückt das Ausführungsdatum.