CRM Excel Export - Bearbeitung - CRM Import

Hallo CRM-Spezi's

Wir haben Microsoft CRM 4.0 (Rollup 13) bei uns im Einsatz. Ich möchte nun eine weitestgehend saubere und natürlich auch sichere Lösung für einen CRM Export – Excel Bearbeitung – CRM Import haben. Ziel ist Kontakte zu exportieren, den Wert eines Ja/Nein Feldes in Excel bearbeiten und dann wieder zu importieren/aktualisieren. Hintergrund ist eine Mailingaktion an unsere Kunden, wobei das Ergebnis dann in der exportierten Excel-Datei steht, so dass über die GUI dann die Aktualisierung der Kontakte im CRM stattfinden kann.
Das Tool "MSCRM data update Tool" stößt bei mir auf die Fehlermeldung "Unbehandelte Ausnahme in der Anwnedung. Klicken Sie auf Weiter, um den Fehler zu ignorieren und die Anwendung fortzusetzen. Wenn Sie auf Beenden klicken, wird die Anwendung sofort beendet. Methode nicht gefunden: "ingle Microsoft.CRm.sdk.Crmfloat.get.Value()"

Mir fällt im Augenblick keine andere Lösung ein, als diese Frage in ein Forum zu bringen.

Welch Lösung würdet Ihr vorschlagen? Ggf. stehen künftig auch hin und wieder weitere solcher Aktionen an. Wenn es also immer ein riesen Akt sein sollte, welche Lösung würdert Ihr dann vorschlagen.

Freue mich über jede Hilfe!

Grüße und Danke

Daniel

Hallo Daniel,

und erst einmal herzlich willkommen in unserem Forum

Warum arbeitest du nicht einfach mit einer dynamischen Excel Tabelle.
Diese beihaltet automatisch die GUID des entsprechenden Datensatzes. Wenn du dann Daten in dieser Excel Tabelle veränderst und diese dann wieder mit dem Standard Import importierst, werden die Datensätze aktualisiert, wenn der Import die Datenzuordnung automatisch mappen kann.

Hallo Michael,

Besten Dank für Deine extrem rasche Antwort ! Hört sich ja seeeehr simple an , jedoch hängts bei mir irgendwo.

Meine durchgeführten Schritte:

- Eine unter der Entität Kunden neu erstellte Erweiterte Abfrage
- Ergebnis mir in einer dynamischen Exceldatei ausgeben (mit den Feldern die ich aktualisieren will) --> in diesem Fall als Test 1 Datensatz
- Erstellte Excel .xml Datei als *.csv Datei(DOS) abgespeichert, zuvor bei dem Ja/Nein Feld des Datensatzes aus einer 0 einer 1 gemacht
- In der CSV Beispiel-Datei ist als Trennkennzeichen nun ein Semikolon eingetragen
1 Zeile die Datenfelder mit dem Anzeigenamen und ab der
2 Zeile beginnend die Datensätze
- In Outlook über CRM -- Daten importieren den Versuch beginnen.
- Bei der Farge nach der Datendatei gebe ich eben die soeben erstellte und mit den Beispieldatensätzen gefüllte CSV-Datei an
- Datentrennzeichen leer
- Feldertrennzeichen Semikolon
- Datensatztyp KONTAKTE
- Datenzuordnung: Welche soll ich denn hier auswählen, da muss ich doch eine erstellen, oder ?
- Datenzuordnung NEU auswählen
- Name vergeben
- Datensatztyp KONTAKTE auswählen
- Mappings:Attribute auswählen
- Beispieldatei laden: Hier habe ich festgestellt, dass ich hier eine CSV-Datei angeben muss die meiner in Excelerstellten
entspricht, jedoch ohne einen Datensatz, nur den "Header" und jetzt plötzlich nicht das Semikolon als Trennzeichen, sondern ein Komma
Belasse ich das Semikolon, erkennt er nicht die einzenen Datenfelder.

... hier einmal ein CUT. Was mache ich falsch bis hierher.

Was meintest Du mit "wenn der Import die Datenzuordnung automatisch mappen kann". Wo finde ich das?

Bitte um Entschuldigung wenn ich das so detailiert mache.

Vielen Dank für Deine/Eure Hilfe vorab !!!!


Grüße Daniel

Hallo Daniel,

ein Hinweis zur Automatischen Zuordnung: Wenn die Spaltenüberschriften exakt den hinterlegten Feldüberschriften in Dynamics CRM entsprechen, dann erkennt Dynamics CRM beim Hochladen der Datendatei, dass es auf die Auswahl der Datenzuordnung verzichten kann. (Deshalb arbeitet man über den Excelexport, denn dann die Feldüberschriften eigentlich korrekt)

Wenn das nicht klappt (das ist durchaus etwas frickelig), dann braucht man eine Beispieldatei/Definitionsdatei. Hier gibt es folgende Anforderungen: TXT-Datei mit Kommmatrennung
Schnelle Lösung: Nimm einfach die Kopfzeile und 1 Datenzeile, in Editor kopieren, prüfe nach ob sich in den Daten ein Komma befindet (das muss du entfernen, dieser Datensatz wird sowieso nicht importiert), im Editor Semikolon durch Komma ersetze, als Txt-Datei speichern. Dann kannst du im Dynamics CRM bei den Datenzuordnungen eine neue Zuordnung definieren.

Bitte beachten: Beim Update muss - nach meiner Erinnerung - die GUID in der ersten Spalten stehen und die Spaltenüberschrift dem Entitätsnamen entsprechen. (ich habe im Hinterkopf, dass ich deshalb in der dynamischen Exceldatei die GUID von der letzten Spalten in die erste Spalte umkopiert habe)

Hallo Markus,

wenn der Import kein automatisches Mapping vornimmt, sondern eine Vorlagendatei verwendet wird, werden die Datensätze nicht aktualisiert! Das funktioniert nur, wenn die Zuordnung automatisch erfolgen konnte.

Hallo Michael,

danke für die Info. Das habe ich bisher noch nicht gewusst. In den paar Fällen habe ich immer auf Grundlage von Exceldateien gearbeitet und immer "Glück gehabt" mit der automatischen Zuordnung.

Hallo Markus,

hab besten Dank sag ich gleich als erstes mal. Vieles kommt mir bekannt vor, dass ich es so schon probiert habe, werde es aber nun erneut testen.

Hallo Michael,
das fiel mir bereits auf. Als ich die Zuordnung manuell gesetzt habe, brachte er mir bei einem Testdatensatz die Meldung, es gäbe den Datensatz bereits.

Fazit: Es geht also nur mit dem automatischen Mapping, und das erreiche ich nur unter den erwähnten Bedingungen. Ich probiers.

Abschließende Frage: Würdet Ihr es grundsätzlich mit "VORSICHT GENIEßEN" ?

Gruß und Dank Euch

Daniel

Hallo Daniel,

ich würde mal so formulieren: Wenn es geht, dann geht es Aber es sind ggf. mehrere Anläufe nötig, bis es geht. Und es ist vermutlich auch immer etwas Handarbeit dabei.

Ich habe noch eine andere Idee: Sind in deinen Spaltenköpfen/Überschriften auch deutsche Umlaute (ä, ö, ü oder ein ß wie bei Straße) enthalten? Da könnte der Import auch noch zicken. Ich halte es für sinnvoll, die Spaltenzahl bei der Importdatei so weit wie möglich zu verringern. Das reduziert die potentiellen Fehlerquellen.

Hallo Markus,

Also, in meinen CRM Anzeigenamen und folglich in den Excel-Spaltenüberschriften sind keine Namen mit Umlauten (Puuuh, Gott sein Dank ). Bei dem Re-Import ins CRM dachte ich dann sowieso nur noch an die GUID und das Ja/Nein Feld. Dummerweise habe ich auch 2 Pflichtfelder in der entsprechenden Kontakt-Entität, d.h. die müssen auch mit.

Ich werde jetzt einmal einen Vesuch mit Euen Tipps starten.

Apropos: Habe mich auch im Internet über mögliche Tools schlau gmacht. Es gibt Programme, da stößt man die Mailaktion aus dem CRM an, die Empfänger sagen Ja/Nein und das Ergebnis landet direkt wieder bei uns im CRM, sprich eine Art Live-Ticker. Kostet aber auch ganz schön was.....

Nun ja, jetzt teste ich erst einmal

Danke und Gruß Daniel

Hallo Markus, Hallo Michael,

also egal ob ich genau den Anzeigenamen oder aber den Datenbankfeldnamen in meiner CSV Datei stehen habe, bei der Frage und Auswahl nach der Datendatei passiert nichts anderes als sonst. Ich muss alles angeben, was sind die Datentrennzeichen, was sind die Feldertrennzeichen... und auch nach der Zuordnung werde ich dann auch noch gefragt, was ja dann eh nicht funktionieren würde.

Bsp. mit Anzeigenamen:
Nachname;info_mail;Kontakt
Mustermann;Ja;19A23648-198D-DC11-AEDA-0016357F9E2D

Bsp.: mit Feldernamen
lastname;franke_info_mail;contactid
Mustermann;Ja;19A23648-198D-DC11-AEDA-0016357F9E2D

Grrr, wo hängts ?

Ein Bekannter meint, ich könne doch auch einen kompletten Export machen - dann eben die Bearbeitung - und dann die Exceldatei in eine neue Entität importieren und dann über SQL Update abgleichen mit der eigentlich produktiven

Grüße und Danke

Daniel

Hallo Daniel,

die zweite Version ist die richtig. Du hast nur einen Punkt vergessen, die GUID muss an erster Stelle in der CSV-Datei stehen.