Dubletten bei Synchronisation von Outlook Kontakten mit CRM

Hallo an alle,

wir stehen vor folgendem Problem, das wir absolut nicht lösen können:

wir arbeiten seit 1 Jahr mit Microsoft Dynamics 4.0. Außerhalb der Firma arbeiten die meisten Kollegen viel mit dem Blackberry, d.h. mit lokalem Outlook und den darunter angelegten Kontakten.
Die selben Kontakte sind also teilweise im lokalen Outlook sowie im CRM angelegt. Synchronisiere ich die Kontakte, werden sowohl im Outlook als auch im CRM Dubletten angelegt!

Warum erkennt das Programm nicht, dass der Kontakt im CRM bereits angelegt ist (Name + Firma identisch)?

Beste Grüße!

Hallo,
es gibt keine automatische Zuordnung vo Kontakten in Outlook zu Kontakten im CRM. Die
muss der Benutzer mit dem Outlook Client für jeden Kontakt einzeln einrichten.

Hallo Michael,

das ist klar. Aber heißt das, ich kann nichts gegen das Anlegen von Dubletten tun, weil das Programm nicht vergleicht, ob der Kontakt (selber Nach- und Vorname, Bezug auf selbes Unernehmen) bereits im CRM angelegt ist?

Viele Grüße

Hallo,

im CRM kannst du natürlich die Dublettenprüfung einschalten, damit das anlegen von doppelten Kontakten vermieden wird.

Hallo,
weiß jetzt nicht, ob unser Problem das selbe ist, aber:

Wir arbeiten mit MDAs (T-mobile).
Die meisten User haben sich CRM-Kontakte ins Outlook synchronisiert, welche dann ja auch auf dem Exchange liegen.
Offenbar durch Sync der MDAs mit dem Exchange entstehen immer wieder grosse Mengen Dubletten, also auf einen Schlag hunderte oder Tausende!!!
Offenbar erzeugt die Rücksynchronisation manchmal dafür, dass im CRM alle Kontakte verdoppelt werden. Wann und unter welchen Umständen haben wir noch nicht herausgefunden.
Manche Kontakte haben wir inzwischen 3- und 4-fach.
Da natürlich nun nicht klar ist, unter welche Kontakte gff schon Aktivitäten, etc gehängt wurden, können wir nicht einfach die Dubletten löschen, sondern müssen diese umständlich zusammenführen!!!

Ideen dazu?

Grüße

Matthias

Hallo Matthias,

das Problem kommt mir doch irgend wie bekannt vor, ich hatte auch einen Kunden, dem das passiert ist.

Eine längere Fehleranalyse hat folgende Ursache herausgefunden.
Der Mitarbeiter synchronisiert seine Kontakte zwischen CRM und Outlook. Outlook macht dasselbe dann mit dem MDA über ActiveSync. Jetzt geht irgend wann diese Verbindung zwischen MDA und Outlook verloren und der Mitarbeiter richtet sein Active Sync neu ein, ohne die Kontakte auf dem MDA vorher zu löschen. Outlook gleicht jetzt wieder alle Kontakte mit dem MDA ab, wodurch auf dem MDA dubletten entstehen. Diese landen dann beim nächsten mal im lokalen Outlook und als nächstes im CRM.
Ursache des ganzen ist eigentlich Active Sync bzw. das der Mitarbeiter die Verbindung neu erstellt hat, ohne vorher seinen MDA aufzuräumen.

Hallo Michael,

danke - das bestätigt meine eigene Einschätzung, die ich nur noch nicht mit Fakten untermauern kann / konnte.
Wir haben in der Tat immer wieder Veränderungen bei den MDAs (Besitzer, Neuinstalltion, etc) kürzlich auch ein erstes iPhone - und plötzlich waren Dubletten da ...

Einen anderen ähnlichen Mechanismus (nur umgekehrt) konnte ich auch schon isolieren:
Die Benutzer schimpfen darüber, dass sie "plötzlich" alle CRM-Kontakte im Outlook auch noch als "normalen" Outlook-Kontakt haben - also Dubletten im Outlook.
Grund war: die Mitarbeiter haben einen neuen Laptop bekommen, und sich dort CRM-Outlook eingerichtet ohne vorher auf dem alten zu desynchronisieren. Die alten CRM-Kontakte wurden somit zu Outlook-Kontakten (haben die verbindung zu CRM wg dem neuen Outlook-Profil auf dem neuen Laptop verloren) und alle CRM-Kontakte wurden neu synchronisiert ==> alles im Outlook doppelt.
Und das bei mehreren tausen Kontakten ...

Ich werde das mal mit einem ausgemusterten MDA testen lassen.

Grüße

Matthias