[Gelöst] Kein Pflichtenheft erstellt worden

Hallo Zusammen,

wir haben vor 3 Wochen ein komplett "neues" MS Dynamic NAV 2013R2 System bekommen. Es ist ein Extended Pack geworden, weil wir zusätzliche Erweiterungen benötigen. Leider habe wir mit der auszuführenden Softwarefirma kein Pflichtenheft vereinbart. Wir haben eine kurze Einweisung ins System bekommen und das war es schon.
Es häufen sich jetzt aber immer mehr Anfragen an den Dienstleister, die er alle in Rechnung stellt.

Meine Fragestellung:

Was kann ich von einer georderten Installation erwarten?

Sollten sämtliche Funktionalitäten wie eine simple Mahnung oder Rechnung auszudrucken nicht Bestandteil davon sein?

Sollten nicht grundsätzliche vorhandene Belege existieren?

Wir benötigen keine Anpassungen an Belege, sondern wollen einfach vorhandene Belege nutzen.

Wenn ja, habe ich grundsätzlich Anspruch das dieses ohne Kosten verfügbar ist?

Wäre wirklich sehr dankbar über eine schnelle Antwort, denn ich habe langsam das Gefühl, dass wir von unserem Anbieter über den Tisch gezogen worden sind.

Bei NAV-Installation ist nicht nur die technische Seite entscheidend sondern es sind vielmer diverse Einrichtungen in dieversen Modulen (FiBu, Einkauf, Verkauf....) und in den Stammdaten sowie die Key-User-Schulungen usw. Es ist halt eine ERP-Einführung und nicht einfach eine MS-Office-Installation. So eine Einführung (auch wenn es purer NAV-Standard ohne Anpassungen ist) erfolgt normalerweise mit der Begleitung eines MS Partners und geht über die kurze Einweisung hinaus. Habt ihr vom Anbieter zumindest die Standanard-PDF's bekommen (Anwender-Dokus zu den einzelnen NAV-Modulen)? Habt ihr die Stammdaten (Debitoren, Kreditoren, Artikel usw.) und offene Posten aus dem Alt-Sytem in NAV übernommen? Um z.B. eine offene Debitorenrechnung (bzw. offene Debitorenposten aus der Datenübernahme) anzumahnen, müssen die Mahnmethoden, Mahnstufen usw. in der Fibu und im Debitorenstamm eingerichtet werden. Habt ihr also überhaupt die Daten (Belege, Posten) in NAV, die angemahnt werden sollen?
Was die Belege angeht: die Standard-Belege sind da, diese sind in der Berichtsauswahl für jeweiligen Bereich einzurichten, z.B. für die Verkaufsrechnung => Berichtsauswahl - Vertrieb -> Verwendung: Rechnug, Berichts-ID = 206, bedeutet also wenn man in der geb. VK-Rechnung auf "Drucken" geht, dann geht der Report mit der ID 206 auf (für den Auftrag wäre das 205). Man müsste sich das Ganze am besten in der Demo-Datenbank "CRONUS AG" anschauen, diese Demo-Datenbank ist auf der Installations-DVD vorhanden (falls bei euch nicht installiert sein sollte).
Was klappt den genau nicht, wenn ihr versucht, eine Mahnung oder eine Rechnung auszudrucken?

Hallo,

Grundsätzlich müsst Ihr ja mal den Funktionsumfang vereinbart haben, sonst wüstest du ja nicht das Ihr das Extended Pack benötigt.

Ansonsten bekommt ihr normalerweise das was Ihr bestellt habt. Wenn dazu keine Einrichtung, Schulung und Beleganpassung gehörte, dann habt Ihr das wohl auch nicht bekommen.

Grundsätzlich kauft Ihr zunächst die NAV- Lizenzen, die euch berechtigen das System zu nutzen. Dazu gibt es evtl. auch noch eine Installations-CD. Vergleichbar mit Office, wäre das ihr geht in den "Ich bin doch nicht blöd", und holt euch einen Office- Karton für Euro X. Bei Office gibt es keine weitere Unterstützung, und das erwartet auch niemand, weil man es (meistens) alleine zum Laufen bekommt. Bei einem komplexen System wie NAV fängt danach die Arbeit danach aber erst an.

Es ist für einen Außenstehenden sehr schwer zu beurteilen, was da schief gelaufen ist.

Häufig ist das ein beiderseitiges Problem. Der Kunde glaubt, er bekommt ein System à la Lexware,KHK oder WISO, die man mit ein bisschen Handbuchlesen zum Laufen bekommt, und verzichtet deshalb auf ausführliche Schulungen und Einrichtungsunterstützung. Was er aber nicht berücksichtigt, ist erheblich größere Funktionalität und damit auch größere Komplexität eines ERP- Systems wie NAV (sonst hätte er ja sein altes System weiter benutzen können). Wenn der NAV- Partner es dann unterlässt (aus Kostengründen) die Arbeiten anzubieten bzw. auf deren Notwendigkeit hinzuweisen, läuft der Kunde hier in die erste Falle.

Ob man eine Rechnung bzw. Mahnung drucken können sollte, hängt natürlich auch davon ab, welche Einrichtungsunterstützung gewährt bzw. geordert wurde. Denn für alle Belegarten sind auch Standardberichte im System vorhanden, Sie müssen nur für diese Funktion hinterlegt werden. Nur bis man in NAV eine Rechnung drucken kann, hat man in einer kleinen NAV- Installation i.d.R. mindestens einen Tag mit Einrichtungstätigkeiten verbracht. Wenn komplexere Szenarien sauber abgebildet werden sollen, auch länger und dann auch mit Programmanpassungen.

Die Aussage: "Wir benötigen keine Beleganpassung" höre ich leider auch oft von Kunden. Ich habe aber noch nicht einen erlebt, bei dem das wirklich zutraf Und ob man die Standardbelege so nutzen möchte wie sie sind, sei auch mal dahin gestellt.

Gruß, Fiddi

@Jupiter

Danke für die schnelle Antwort.

Gewisse StandardPdf´s wurden eingerichtet, was sich das Systemhaus aber jedes Mal extra bezahlen lässt.
Der Vergleich ERP Einführung zu MS Office Installation ist sehr zutreffend. Ich komme mir so vor, als ob letzteres der Fall ist.

Wir haben 3 Mandanten auf dem System! Test, Live und Cronus.
Dafür ist eine vorgefertigte SQL Installation vorgenommen worden. Wir haben bestehende Tabellen, die wir z.B. überhaupt nicht angelegt haben.
Wir haben hier mit 6 Leuten die weiteren Daten eingegeben.

Jedes Mal wenn wir aber eine Zuordnung machen wollen, müssen wir den Anbieter anrufen.


Über diese Ausmaße waren wir uns im Vorfeld auch nicht im klaren.Trotz Informationen und Schulungen kommen wir uns ziemlich "über den Tisch" gezogen vor.
Wir haben einen Vertrag über eine Standardinstallation.
Daher frage ich noch einmal speziell:

Gelten hier Standards, die einfach vorhanden sein müssen.
Beispiel Mahnung:

Alle Mahnmethoden und Mahnstufen sind auch angelegt. Nur die Ausgabe auf einen Beleg fehlt.

Gibt es Gutachter die so ein System sich anschauen und bewerten?

Die Aussage: "Wir benötigen keine Beleganpassung" höre ich leider auch oft von Kunden. Ich habe aber noch nicht einen erlebt, bei dem das wirklich zutraf Und ob man die Standardbelege so nutzen möchte wie sie sind, sei auch mal dahin gestellt.

Gruß, Fiddi

Naja, wenn das Systemhaus im Verkaufsgespräch sagt, es seien keine zusätzlichen Anpassungen notwendig, da der Standard alles abdeckt und wir jeden Beleg auf Geschäftspapier ausdrucken kann, ist diese Aussage recht "äh" lustig.

Naja, wenn das Systemhaus im Verkaufsgespräch sagt, es seien keine zusätzlichen Anpassungen notwendig, da der Standard alles abdeckt und wir jeden Beleg auf Geschäftspapier ausdrucken kann, ist diese Aussage recht "äh" lustig

Wenn diese Aussage auf die mit dem NAV- Standard gelieferten Belege bezogen war, dann ist eine solche Aussage schon grenzwertig. Wir haben für unsere Kunden allerdings Belegvorlagen, die das reale Leben schon etwas besser abbilden. Die könnte man bei fast allen unserer Kunden auch ohne Anpassung einsetzten. Aber auch hier sind die letzten Feinheiten anzupassen (hauptsächlich im Kopf und Fuss der Belege). Wenn euer Partner hier ähnlich verfährt, mag die Aussage des Vertrieblers durchaus korrekt gewesen sein.
Man muss hierzu wissen, das NAV von Microsoft nur als Basissystem bereitgestellt wird. Verkauft wird das ganze von Partnern, die dieses System erweitern (können). Der Kunde bekommt dann u.U. ein erweitertes System, das z.B. besser auf bestimmte Branchen oder Aufgaben zugeschnitten ist. Habt ihr ein solches erweitertes System gekauft, kann der Funktionsumfang erheblich größer sein als der Standard, den wir hier im Forum meistens besprechen. Dann können durchaus auch besser designte oder eine größere Auswahl vorgegebener Belege zum Lieferumfang gehören, und Ihr müsst dann nur noch auswählen.

Gruß, Fiddi

Wir haben einen Vertrag über eine Standardinstallation.

Als Standardinstallation würde ich eine eingerichteten SQL Server, einen Dynamics NAV Server, einige Clients und eine Standarddatenbank bezeichnen. Wobei Standarddatenbank durchaus von Partner zu Partner etwas variieren kann.
Wichtig ist, dass die Datenbank erlaubt, für Deutsche Verhältnisse ein Warenwirtschaftssystem zu betreiben. Beispielsweise gültiger und sinnvoller Basiskontenplan, Einrichtung von MwSt., Buchungsgruppen/-matrix und auch Zuordnungen von Berichten zu den verschiedenen Vorgängen (Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung, usw.).

Ob dies ohne Schulungen sinnvoll ist, sei mal dahingestellt. Hast du als jemand, der offensichtlich ein Schlüsselbenutzer ist, bei dieser Entscheidung was zu kaufen ist denn aktiv mitgewirkt? Oder sind die Modalitäten hinter verschlossenen Türen besprochen worden?

Wir haben bestehende Tabellen, die wir z.B. überhaupt nicht angelegt haben.

Ein Grundsystem enthält bereits viele hundert Tabellen. Wobei allerdings nicht alle genutzt werden müssen. Je nach gewünschtem und genutztem Funktionsumfang.

Wir haben hier mit 6 Leuten die weiteren Daten eingegeben.

Das hört sich an, als ob eine Datenübernahme nicht vereinbart war!?

Jedes Mal wenn wir aber eine Zuordnung machen wollen, müssen wir den Anbieter anrufen.

Was genau verstehst du unter einer Zuordnung? Ich vermute, bitte nicht falsch verstehen, dass du aufgrund von fehlender Schulung hier einen falschen Begriff verwendest. Vielleicht kannst du den Punkt, gerne auch haarklein, einmal beschreiben?

Alle Mahnmethoden und Mahnstufen sind auch angelegt. Nur die Ausgabe auf einen Beleg fehlt.

Wenn die Einrichtung für Mahnungen durchgeführt ist, kannst du denn die Funktion (idealerweise
im Mandanten Test) "Mahnungen vorschlagen" verwenden und aus den dort erzeugten Belegen einen Ausdruck machen? Mahnungen müssen, sofern diese korrekt sind, erst registriert werden. Der Ausdruck wird dann, bei korrekt hinterlegtem Bericht, automatisch durchgeführt.

Danke für all die Antworten und die Nachrichten.

Wir haben gestern Kontakt zu einem externen Berater aufgenommen und lassen die ganze Sache einmal gegen prüfen.

Ich denke alle Beteiligten sollten sich noch einmal an den Tisch setzen.