[gelöst] Mengendifferenzen: Lieferung <> Rechnung

Hallo liebe Community,
Heute ist irgendwie mein Fragen Tag, aber ich da ich gelesen habe, dass man einfach frei heraus fragen soll ohne Schamgefühl darüber, möchte ich das gern in Anspruch nehmen.
Wir haben z.T. Probleme beim Rechnungseingang.
Wir arbeiten mit Druckereien zusammen und bestellen bspw. 100 Stück. Die Druckerei liefert dann auch 100 Stück.
Jetzt kommt es öfter vor (5 von 20 Rechnungen), dass die ausgewiesene Menge des Artikels auf der Rechnung statt 100 mal etwas mehr z.B. 102 oder weniger z.B. 98 ist.
Ich weiß, dass es ein Best Practice für den Fall bestellte Menge <> gelieferte Menge gibt (Anpassung der Bestellmenge und z.B. sichern der ursprünglichen Bestellmenge in einem neuen Feld).
Unser Problem ist leider noch einen Schritt später gelagert - wir bekommen also Rechnungen, die nicht der tatsächlichen Lieferung entsprechen. Es handelt sich nun "leider" bei den Artikeln um kleine Euro Beträge, weshalb wir keinen Papierkrieg anfangen wollen und Gutschriften anfordern wollen.
Leider kommen wir aber an der NAV Orientierung "Du kannst nicht mehr berechnen als du bekommen hast." nicht vorbei - was logisch und sicher rechtlich auch völlig Ok ist.
Wir sind uns nun unsicher wie wir dies am Besten mit NAV abbilden können.

Hat jemand diesbezüglich schon Erfahrungen sammeln können oder ein erprobtes Best Practice? Ich bin auch für Ideen/Vorschläge offen

Grüße,
Thomas

Zuletzt geändert von ThomasM am 9. Januar 2015 09:29, insgesamt 1-mal geändert.

Es wäre anzudenken, die Rechnungen nicht als Eingangsrechnung, sondern direkt in der Bestellung zu buchen.
Damit hat man (Frau) dann die Kontrolle über die gelieferten oder nicht gelieferten Mengen. Es ist auch sehr einfach, da zusätzliche Bestellzeilen zu erfassen (bei Mehrberechnung wie Lieferung) mit den Differenzmengen und diese dann zusammen zu buchen (Buchen, Liefern+ Fakturieren). Wenn das aufgrund von Sammelrechnung des Lieferanten nicht geht, muss man einen Ablauf definieren, der die Mehrlieferungen
dann sauber bucht.

Es wäre anzudenken, die Rechnungen nicht als Eingangsrechnung, sondern direkt in der Bestellung zu buchen.
Damit hat man (Frau) dann die Kontrolle über die gelieferten oder nicht gelieferten Mengen. Es ist auch sehr einfach, da zusätzliche Bestellzeilen zu erfassen (bei Mehrberechnung wie Lieferung) mit den Differenzmengen und diese dann zusammen zu buchen (Buchen, Liefern+ Fakturieren). Wenn das aufgrund von Sammelrechnung des Lieferanten nicht geht, muss man einen Ablauf definieren, der die Mehrlieferungen
dann sauber bucht.

Also Liefermenge und Bestellmenge sind identisch. Wir bekommen was wir bestellen - das Problem ist, das z.T. mehr berechnet wird. Da es sind jedoch um sehr geringe Beträge handelt und der Aufwand zur Korrektur größer ist, zahlen wir die zu viel berechnete Menge, statt dafür eine Gutschrift anzufordern.
In diesem Fall hilft es uns nicht, die bestellte Menge anzupassen bzw. eine neue Zeile hinzuzufügen, da wir nicht mehr bekommen haben.

Nochmal das Szenario zur Übersicht: (zu viel berechnet)
bestellte Menge: 100
gelieferte Menge: 100
berechnete Menge: 102

(zu wenig berechnet)
bestellte Menge: 100
gelieferte Menge: 100
berechnete Menge: 98

Grüße,
Thomas

Also nachdem wir nochmal ein wenig Gehirnschmalz in die Sache investiert haben war es eigentlich klar:

Die falsch berechnete Menge stellt nur Aufwand dar, es dürfen keine Lagerbewegungen stattfinden.
Simple Lösung: Buchen der Zu viel/Zu wenig berechneten Menge mit dem entsprechenden Vorzeichen auf ein Sachkonto

Mehrberechnung:
Sachkonto xxx Menge 2 EK-Preis: 1,25

Minderrechnung:
Sachkonto xxx Menge -2 Ek-Preis 1,25

Die Rechnungssumme kann dann über Statistik abgeglichen werden und stimmt in diesen Fällen dann auch mit Rechnungsbetrag des Lieferanten überein.

Grüße,
Thomas

Hallo Thomas,

Eure Vorgehensweise klappt, hat aber einen kleinen Haken: Der Mehr-/Minderaufwand hat keine Auswirkung auf den Einstandspreis....
D.h. Ihr habt für 100 Stück 127,50 (102*1,25) bezahlt, der EP wäre aber 125 statt 127,50.

Alternative Lösung: Die Menge auf 100 lassen, aber den Zeilenbetrag auf 127,50 ändern - dann schlägt es auf den EP durch - der Stückpreis würde allerdings von der RG abweichen...
Oder die komplizierteste aber genaueste Lösung: Zu-/Abschlagszeile erfassen und zuweisen..

Viele Grüße
Mike